شرایط و شروطی لازمه اجرای CRM می باشد که در اجرای آن تاثیر گذار خواهند بود. این شرایط بر 5 شرطی که CRM را حمایت می کنند، تأکیدخواهد داشت.

این پنج  مورد عبارتنداز:

1. رهبری یا مدیریت
2. فرهنگ سازمانی
3. داده ها و فناوری اطلاعات
4. افراد
5. فرآیندها

اگر شرایط موافق با استراتژی CRM نباشد، آنگاه احتمال موفقیت اجرایی کمتر است. در طراحی سایت ها نیز می توان این موارد را به گونه ایی شبیه سازی نمود. گرچه امروزه حتی بسیاری از مدیران سایت ها از این شرایط آگاه می باشند و موارد و شروط CRM  را در طراحی سایت های خود نیز به کار می برند.

حال به توضیح هر کدام از این شروط و شرایط می پردازیم.

1-رهبری یا مدیریت :

• رهبری تصمیم می گیرد که CRM بر اهداف تحلیلی یا عملیاتی با استراتژیک تأکید کند.
• رهبری به در اولویت قرار دادن پروژه CRM کمک می کند.
• رهبری ، نظارت و سرپرستی را ایجاد می کند.
• رهبری ، دیواره های مخرب عملیاتی را درهم می شکند.
• رهبری در سطح بالا مورد نیاز است.

2-فرهنگ سازمانی :

فرهنگ سازمانی، الگویی از ارزش ها و عقاید مشترک است که به افراد کمک می کند تا عملکرد سازمان را درک کنند و در نتیجه معیارهای رفتاری در سازمان را فراهم می آورد.

فرهنگ سازمانی شامل ارزش های مشترک است. این ارزش ها در الگوها و نمونه های رفتارهای فردی و میان افراد، از جمله رفتار رهبران کسب و کار، نشان داده شده و منعکس می شود. در ضوابط و معیارها، نشانه ها آئین و سیستم های رسمی سازمان، نمایش داده میشود. پس سعی نماییم در بین افراد سازمان و یا شرکت خود فرهنگ هایی را نهادینده نماییم تا به هدف اصلی ما کمک نمایند، و شرایط را برای هدف نهایی ما بهبود بخشند.

3-افراد :

بسیاری از مفسران عقیده دارند که افراد مهم ترین عنصر در عملکرد یک استراتژی CRM هستند؛

چراکه : 

• افراد، استراتژی CRM را به وجود آورده و توسعه می دهند.
• افراد، راهکار فناوری اطلاعات را انتخاب می کنند.
• افراد فناوری اطلاعات را اجرا و از آن استفاده می کنند.
• افراد به منظور به کار انداختن CRM با یکدیگر هماهنگ هستند.
• افراد پایگاه داده های مشتریان را ایجاد و حفظ می کنند.
• افراد فرآیند های بازاریابی، فروش و خدمات را طراحی و برنامه ریزی میکنند.
• افراد ممکن است نیاز داشته باشند که فرآیند های کاری تثبیت شده را تغییر دهند.
• افراد هنگامی که با مشتریان ارتباط برقرار می کنند، نقش مهمی در رضایت و حفظ مشتری دارند.
• به واقع، اگر افراد نخواهند CRM عملی و نتیجه بخش باشد، این گونه نخواهد شد.

فرآیند ها :

—       فرآیندها شیوه و روشی هستند که در آن، کارها توسط شرکت انجام می گیرند.

—       از نقطه نظر CRM، فرآیند ها باید طوری برنامه ریزی و اداره شوند که به ایجاد ارزش کمک کنند، یا دست کم به ارزشی که برای مشتریان خلق می شود، صدمه ای وارد نسازند.

—       این امر مستلزم کارایی ( هزینه پائین ) و اثر بخشی ( نتایج مطلوب ) است.